Algemene Leer-Rijk Voorwaarden

Leer-Rijk is de centrale database voor opleidings- en uitvoeringsinformatie van en voor de Rijksoverheid. De informatie in de database kan door Rijksmedewerkers doorzocht worden vanuit het Leer-Rijk Portaal of vanuit een aan de database gekoppeld Leermanagementsysteem* (hierna: LMS). Via zowel het Leer-Rijk Portaal als vanuit het LMS kan de Rijksmedewerker zich inschrijven op een opleiding.
Aanbieders van opleidingen voegen zelf opleidings- en uitvoeringsinformatie toe aan de Leer-Rijk database. Om dat te kunnen doen vraagt de aanbieder een Aanbiedersaccount aan voor Leer-Rijk. Voorwaarde voor het toelaten van een aanbieder is dat deze de Algemene Leer-Rijk Voorwaarden accepteert. In dit document worden deze voorwaarden verder toegelicht. De Algemene Leer-Rijk Voorwaarden zijn bindend. Na akkoord is de aanbieder van opleidingen hieraan gehouden. De Algemene Leer-Rijk Voorwaarden zijn een gezamenlijke publicatie van Centraal Functioneel Beheer* (hierna: CFB) Leer-Rijk, Logius (Ministerie van Binnenlandse Zaken) en Categoriemanagement Leren en Ontwikkelen* (Belastingdienst). Tevens zijn de Algemene Logius Voorwaarden van toepassing, deze vindt u hier.
Onderaan deze pagina vindt u een overzicht waarin een aantal van de gebruikte begrippen nader toegelicht wordt. Deze zijn bij eerste vermelding gemarkeerd met een asterisk (*).

Inhoud
1. Informatie toevoegen
2. Inschrijvingen verwerken
3. Algemene Annuleringsvoorwaarden
4. Bestellen en factureren
5. Onderhoud of storing
6. Wijziging algemene Leer-Rijk voorwaarden
7. Begrippenlijst

1. Informatie toevoegen
  • Nadat uw aanvraag voor een aanbiedersaccount is goedgekeurd, maakt u een leveranciersprofiel aan voor het toevoegen van niet-gecontracteerde opleidingen*. Voor het toevoegen van gecontracteerde opleidingen* wordt een leveranciersprofiel voor u aangemaakt door CFB Leer-Rijk. De leveranciersnaam van dit profiel mag door u niet gewijzigd worden
  • U kunt vanuit uw aanbiedersaccount kosteloos opleidingen en uitvoeringen toevoegen middels een webformulier, via het uploaden van een CSV bestand of met behulp van een xml feed. Raadpleeg de leveranciershandleiding voor verdere uitleg.
  • Kiest u voor de xml feed, dan kunt u deze via Edu-Dex* laten aanleveren. U kunt ook zelf een feed ontwikkelen. Eventuele kosten die u maakt voor het ontwikkelen van een feed of het gebruik van Edu-Dex komen voor uw eigen rekening.
  • Voor het geautomatiseerd doorgeven van een statuswijziging bij een uitvoering (open, vol, geannuleerd), kunt u gebruik maken van de Leveranciers-API*. Op de leverancierspagina vindt u de technische beschrijving van deze API. Eventuele kosten die u maakt om aan te sluiten op de leveranciers-API van Leer-Rijk, komen voor uw rekening. Het is niet verplicht of noodzakelijk om de leveranciers-API te gebruiken.
  • Toegevoegd opleidingsaanbod voldoet aan de volgende kenmerken:
    • De opleiding is inhoudelijk relevant voor Rijksmedewerkers bij het uitvoeren van de functie.
    • De opleiding heeft een open, individuele inschrijving met een vooraf vastgestelde uitvoeringsdatum met uitzondering van opleidingen die volledig online zijn.
    • Toegevoegde opleidingen en de bijbehorende uitvoeringsinformatie voldoen aan de in de leveranciershandleiding en op Leer-Rijk benoemde richtlijnen en is te allen tijde actueel.
    • Uit de beschrijving wordt direct en ondubbelzinnig duidelijk of de opleiding inclusief of exclusief examen is. Bij een los examen wordt deze als losse “opleiding” toegevoegd waar u in de beschrijving bij de opleiding waarvoor het examen dient, naar kunt verwijzen.
  • CFB Leer-Rijk zal in samenwerking met Categoriemanagement Leren en Ontwikkelen (hierna: L&O) ten minste 4 keer per jaar de opleidingen controleren op de inhoud.
  • Vanuit Categoriemanagement kan gevraagd worden specifieke informatie toe te voegen aan gecontracteerde opleidingen.
  • Prijs- en btw-beleid:
    • Indien u toestemming heeft om uw opleidingen vrijgesteld van btw aan te bieden, kunt u ervoor kiezen die prijzen te hanteren in Leer-Rijk. Let in dat geval wel extra goed op dat u met de juiste organisatie staat ingeschreven in DigiInkoop.
    • Ongeacht uw keuze, ontvangt u vanuit de Rijksoverheid een order met een totaalprijs inclusief eventuele btw. Raadpleeg de handleiding voor het op correcte wijze invoeren van de prijs en de btw.
    • De prijs van de opleiding op het moment van inschrijven is leidend en bindend. U bent zelf verantwoordelijk voor het opvoeren van correcte prijzen.
    • CFB Leer-Rijk zal in samenwerking met Categoriemanagement Leren en Ontwikkelen (hierna: L&O) ten minste 4 keer per jaar de prijzen controleren. Voor aanbestede opleidingen zijn contractuele afspraken gemaakt over prijsindexatie.
  • Zichtbaarheid van opleidingen:
    • Gecontracteerde opleidingen zijn uitsluitend zichtbaar voor organisaties die een mandaat hebben afgegeven voor de aanbesteding. Via CFB Leer-Rijk en/of Categoriemanagement L&O kunt u een invulhulp opvragen waarmee u de aanbestede opleidingen op correcte wijze in kunt voeren. Het is niet toegestaan opleidingen zichtbaar te maken voor deelnemers die niet deelgenomen hebben aan de aanbesteding.
    • Niet-gecontracteerde opleidingen zijn als standaardinstelling voor niemand zichtbaar. De organisatie van de eindgebruiker bepaalt middels de lokale instellingen of en zo ja welke niet-gecontracteerde opleidingen zichtbaar worden gemaakt voor de eigen medewerkers. Over de zichtbaarheidsinstellingen is geen communicatie mogelijk met CFB Leer-Rijk, de deelnemende Rijksdiensten of Categoriemanagement L&O.
  • LMS gebruikers
    • Organisaties die gebruik maken van een LMS, kunnen in Leer-Rijk een feed aanmaken waarmee ze de opleidings- en uitvoeringsinformatie aan het eigen systeem kunnen toevoegen. De inhoud van de feed wordt bepaald aan de hand van de zichtbaarheidsinstellingen zoals hierboven beschreven.
2. Een inschrijving verwerken
  • Bij het inschrijven op een uitvoering, worden via Leer-Rijk persoonsgegevens aan u verstrekt. Door akkoord te gaan met de Algemene Leer-Rijk Voorwaarden garandeert u dat u vertrouwelijk omgaat met de aan u verstrekte persoonsgegevens en dat u volledig voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ingangsdatum 25 mei 2018, en overige wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegeven. Ook door u ingeschakelde derden – bijvoorbeeld een IT leverancier – voldoen aan deze eisen. Bij een in gebreke blijven op dit vlak, bent u aansprakelijk.
  • U bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de verplichtingen zoals voorgeschreven door de Archiefwet. Eventuele verzoeken om inzage in of een kopie van de (persoons)gegevens van een cursist, worden door u afgehandeld en hebben betrekking op uw administratie. Deze verantwoordelijkheid komt met gebruik van Leer-Rijk niet te vervallen.
  • U ontvangt de inschrijving op de door u ingestelde wijze: per mail of via de leveranciers-API (xml-bericht). Een inschrijving is pas definitief als u deze geaccepteerd heeft.
  • Iedere inschrijving wordt door Leer-Rijk van een uniek inschrijfnummer voorzien. Dit inschrijfnummer wordt later ook gebruikt op de order en de factuur. Voordat u een inschrijving accepteert, kunt u dit nummer aanpassen in een door uzelf gekozen nummer dat aansluit op uw administratie. Het nummer bestaat uit maximaal 25 karakters.
  • Bij een annulering door een medewerker, ontvangt u eveneens bericht. Ofwel per mail, ofwel via de leveranciers-API.
3. Annuleringsvoorwaarden
  • Voor niet-gecontracteerde opleidingen gelden de door Leer-Rijk vastgesteld Algemene Annuleringsvoorwaarden*. Door akkoord te gaan met deze Algemene Leer-Rijk Voorwaarden verklaart u hiervan op de hoogte te zijn en deze door Leer-Rijk gestelde Annuleringsvoorwaarden te zullen hanteren en respecteren.
  • Met leveranciers van Rijksbreed gecontracteerde opleidingen en Rijksinterne leveranciers zijn individuele annuleringsvoorwaarden afgesproken. Voor opleidingen die Rijksbreed aanbesteed worden door Categoriemanagement L&O, worden sinds 2016 standaard annuleringsvoorwaarden gehanteerd.
  • De Algemene Annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing op het annuleren van een inschrijving door een medewerker en op het annuleren van een uitvoering door u als aanbieder ervan.
  • De Algemene Annuleringsvoorwaarden worden door CFB Leer-Rijk centraal ingeregeld. Hier kan niet van afgeweken worden. De ingestelde annuleringsvoorwaarden worden automatisch doorgevoerd.
  • De Algemene Annuleringsvoorwaarden bij het annuleren van een inschrijving:
    • Tot 28 kalenderdagen voor de startdatum: kosteloos annuleren
    • Vanaf (≤)28 tot 14 kalenderdagen voor de startdatum: 50% boete voor de inschrijver. De boete wordt berekend over de totale opleidingskosten.
    • Vanaf (≤)14 kalenderdag voor de startdatum: 100% boete voor de inschrijver. De boete wordt bereken over de totale opleidingskosten.
  • De Algemene Annuleringsvoorwaarden voor het annuleren van een uitvoering:
    • Een uitvoering mag tot (>) 28 dagen voor de startdatum geannuleerd worden.
  • Aanvullende bepalingen:
    • Voor opleidingen die volledig online zijn, geldt dat de startdatum gelijk is aan de datum waarop de leverancier de inschrijving geaccepteerd heeft. Bij een annulering door de medewerker wordt die datum gehanteerd.
    • In overleg met de leverancier, kan de medewerker een collega in diens plaats laten gaan. Leveranciers van niet-gecontracteerde opleidingen zijn niet verplicht hierin te faciliteren.
4. Bestellen en factureren
  • U dient ingeschreven te staan bij DigiInkoop*. U wordt pas toegelaten als aanbieder op Leer-Rijk als uw inschrijving bij DigiInkoop compleet is. U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid – en het juist houden – van uw gegevens in DigiInkoop. Let er op dat uw inschrijving overeenkomt met de keus die u maakt ten aanzien van de btw (zie prijs- en btw-beleid).
  • Voor het ontvangen van orders en het facturen, maakt u verplicht gebruik van het leveranciersportaal van DigiInkoop of van het berichtenverkeer via Digipoort*.  Voor meer informatie: https://www.logius.nl/ondersteuning
  • Daags na de startdatum wordt vanuit Leer-Rijk een melding gedaan bij de lokale bestelgemachtigde dat er een inschrijving klaar staat in Leer-Rijk die besteld moet worden. Via DigiInkoop – of een ander gekoppeld inkoopworkflowsysteem – kan de informatie vanuit de Bestelcatalogus Leer-Rijk* automatisch overgebracht worden naar een bestelaanvraag in het systeem voor elektronisch bestellen en factureren.
  • De bestelaanvraag, de order en de factuur bevatten nooit persoonsgegevens. U gebruikt het unieke inschrijfnummer om de order te matchen in uw eigen administratie (zie Een inschrijving verwerken). Datzelfde geldt voor de factuur die u terugstuurt; deze bevat nooit persoonsgegevens.
  • De prijs op de order is de prijs die gold op het moment van inschrijven. Hier kan niet van afgeweken worden.
  • Orders die u ontvangt vanuit DigiInkoop, worden ook gefactureerd via DigiInkoop. U bepaalt zelf of dat via het leveranciersportaal is of middels het berichtenverkeer van Digipoort. Deze werkwijze voldoet aan de richtlijnen voor e-facturatie.
  • Bij Rijksorganisaties die geen gebruik maken van een elektronisch bestel- en facturatiesysteem, moeten facturen als e-factuur worden afgehandeld. Ook een e-factuur mag nooit persoonsgegevens bevatten. De exacte invulling van het order- en factuurproces stemt u af met de betreffende Rijksorganisatie.
  • Via de Bestelcatalogus Leer-Rijk kan de bestelgemachtigde ook incompany of maatwerk trainingen bestellen van bestaand (standaard) opleidingsaanbod. Hierover dient altijd eerst afstemming plaats te vinden tussen de afnemende Rijksdienst en de aanbieder. U maakt samen afspraken over onder meer de inhoud en de kosten.
5. Onderhoud of incident
  • Voor het plegen van onderhoud of verhelpen van een incident* kan Leer-Rijk zonder aankondiging tijdelijk buiten gebruik gesteld worden. Indien mogelijk, geven we bij de melding van het buiten gebruik zijn aan hoe lang wij verwachten dat dit nog zal duren.
6. Wijziging van de Algemene Leer-Rijk voorwaarden
  • Leer-Rijk heeft het recht deze Algemene Leer-Rijk voorwaarden te wijzigen. De aanbieder wordt uiterlijk een maand voor wijzigingsdatum hierover via mail geïnformeerd.
  • Indien de aanbieder een wijziging in de Algemene Leer-Rijk voorwaarden niet aanvaardt, wordt het leveranciersprofiel voor niet-gecontracteerde opleidingen opgeheven met inachtneming van een termijn van één maand na wijzigingsdatum. Heeft u op dat moment inschrijvingen staan op een niet-gecontracteerde opleiding? Dan worden deze kosteloos geannuleerd.
  • Voor gecontracteerde opleidingen gelden de voorwaarden zoals vastgelegd in de Rijksbreed afgesloten overeenkomst tussen de aanbieder en Categoriemanagement L&O.

 

7. Begrippenlijst (in volgorde van eerste vermelding
  • Leermanagementsysteem: Een applicatie waarmee een organisatie de lokale opleidingsverplichtingen en -processen kan inrichten op een wijze die aansluit bij de organisatiespecifieke wensen en eisen.
  • Centraal Functioneel Beheer Leer-Rijk: Het team binnen Logius (Ministerie van Binnenlandse Zaken) dat verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van de Centrale Catalogi Rijk waartoe ook Leer-Rijk behoort.
  • Categoriemanagement Leren en Ontwikkelen: Verantwoordelijk voor het Rijksbreed aanschaffen en beschikbaar stellen van leer- en ontwikkeltrajecten.
  • Niet-gecontracteerde opleidingen: Opleidingsaanbod waarvoor geen contract is afgesloten.
  • Gecontracteerde opleidingen: Opleidingen waarvoor met de aanbieder ervan (Rijksbrede) contracten zijn afgesloten. Voor Rijksdiensten die deelnemen aan zo’n contract, geldt een afnameverplichting voor de opleidingen die binnen het gecontracteerde opleidingsdomein vallen.
  • Edu-Dex: Een open standaard voor opleidingsinformatie voor en door de markt. Voor meer informatie: http://edudex.nl
  • Leveranciers-API: Een koppelvlak dat het mogelijk maakt uw systeem geautomatiseerd berichten uit te laten wisselen met de Leer-Rijk database.
  • DigiInkoop: Het Rijksbrede systeem voor elektronisch bestellen en factureren. Het leveranciersportaal van DigiInkoop is gekoppeld aan andere in gebruik zijnde inkoopworkflowsystemen. Leveranciers kunnen ofwel via het leveranciersportaal ofwel via het berichtenverkeer Digipoort orders en facturen uitwisselen met een groot aantal Rijksdiensten.
  • Digipoort: een centrale infrastructuur voor het uitwisselen van digitale informatie tussen bedrijven en overheid. Deze infrastructuur omvat ook een koppelvlak waardoor u vanuit uw eigen administratie orders direct kunt verwerken en facturen automatisch kunt versturen. Meer informatie vindt u op: https://www.logius.nl/ondersteuning
  • Incident: (dreigende) verstoring van de dienstverlening.
  • Algemene Annuleringsvoorwaarden: Annuleringsvoorwaarden die gelden voor niet-gecontracteerd opleidingen.
  • Bestelcatalogus Leer-Rijk: De omgeving van Leer-Rijk die gekoppeld is aan een inkoopworkflowsysteem (bijvoorbeeld DigiInkoop) en als punch-out catalogus gebruikt wordt voor het aanmaken van een bestelaanvraag.